Play-Icon

Best Practice för införande av projektverktyg! 

Vilka är framgångsfaktorerna vid implementation av projektverktyg? Hur kan verksamheten minimera risken och samtidigt maximera nyttan genom att tillämpa etablerade best practice?

Vi på Antura har samlat en stor mängd erfarenheter genom åren och här delar vi med oss av några tips som hjälper er på vägen mot ett gemensamt och effektivt projektverktyg i organisationen. 

Dags att välja projektverktyg? 

Grattis! Det är nu ni har alla möjligheter att välja rätt. Innan ni ger er ut och söker efter det bästa alternativet bör ni definiera tydliga mål. Detta hjälper er att hålla tydligt fokus i projektet.

  • Fastställ det primära syftet och övergripande mål. 

  • Ha en tydlig bild av vad ni vill åstadkomma på både kort och lång sikt. Vilka långsiktiga verksamhetsmål vill man åstadkomma? Vad ska införandeprojektet leverera? 

  • Tro inte allt går att göra på en gång - prioritera och planera med etappmål. 

  • Identifiera och fastställ drivkraften. Handlar det om att få ett bättre beslutsunderlag till ledningen eller ett verktyg som underlättar för projektledarna? Eller både och? Finns det motsättningar? Finns det synergier? 

  • Ska projektverktyget enbart hantera projekt eller ska det även innefatta stöd för förvaltning, uppdrag och linjeverksamhet? Vilka utmaningar innebär det och vilka nya intressenter tillkommer?

Vem tar täten? 

Var noggrann med att förankra projektet internt. En senior sponsor bör leda förändringsprojektet, en som förespråkar det och som tidigt använder projektverktyget i sitt beslutsfattande. På så sätt får ni tidigt med er ledningens stöd och förståelse. Dessutom bör personer som är tänkta att fatta beslut baserat på input från projektverktyget, vara delaktiga. Var tydliga med vem som har mandat för vad under införandeprojektet.

Projektverktyg efter era behov 

Utred möjligheterna och fördelarna samt nackdelarna med att samköra införandet med exempelvis införande eller förbättring av projektmodeller, portföljprocesser, projektkontor och Governance. 

  • Ska verktyget integreras mot andra befintliga eller kommande system? Vilka fördelar vill man uppnå? 

  • Vilka tillkommande krav kommer att ställas på införandeprojektet?

  • Kan integrationerna utvärderas i ett senare skede, eller behöver de vara på plats från start? 

  • Ska systemet driftas internt (On-premise) eller externt (SaaS/Cloud)? Valet resulterar i olika införandeprojekt och olika utmaningar. Väljer ni extern drift behöver ni inte involvera intern-IT eller outsourcingpartner i projektet, utan kan fokusera på verktygsinförandet ur ett verksamhetsperspektiv. 

Förbered för verktygsval 

Hur går ni då tillväga när det är dags att välja projektverktyg?

  • Ska ni ta ”upphandlingshjälp” – som ofta kostar mer än själva systemet?

  • Hur kommer ni fram till vilket verktyg och leverantör som bäst möter behoven?

  • Ska ni lägga tid på att upprätta en kravspecifikation och av vilken anledning? Är det för att ni inte behärskar projektverktygsmarknaden eller för att ni vill att leverantörerna skall vidareutveckla eller anpassa sina system just för er? Eller bara för att känna trygghet i att ni har gjort ett bra val i slutändan?

Vilken leverantör passar er? 

En bra verktygsleverantör är din samarbetspartner snarare än din leverantör. Att föredra är:

  • Gemensamma målsättningar 

  • Transparent kommunikation 

  • Trevlig stämning 

En god leverantör är en samarbetspartner som ni litar på. Ni har förtroende för att leverantören vill ert bästa och har förmågan att tillgodose era behov. 

En professionell verktygsleverantör är mån om att referenser vittnar om leverantörens kunnande och att huvudsyftet med konsulttjänsterna är kvalitetssäkring och service, inte att maximera antalet konsulttimmar. 

Lyssna på din leverantör och använd tidigare erfarenheter som hjälp i införandet. Leverantören har, förutom djup och unik kunskap om sin produkt, oftast även kunskap om de verksamhetsområden som deras produkt stödjer. 

Rätt infrastruktur ger rätt förutsättningar 

Glöm inte att dimensionera er hårdvara på rätt sätt. För dålig prestanda på server/databas, som ger otillräckliga förutsättningar för systemet, riskerar att göra användarna missnöjda. Detta kan i sin tur påverka framgången för hela införandeprojektet. Tänk på att ni bara får ett enda tillfälle att göra ett första intryck, så gör rätt från början. 

Bemanna på ett framgångsrikt sätt 

Införandet ägs och drivs med fördel av intern personal. Gör er inte beroende av att ha en konsult från tredje part som driver projektet. När projektet tar slut försvinner konsulten. Vem driver vidare? Vem känner ägarskap? Vem har kompetensen och förståelsen för varför det är som det är?

  • Se till att implementationsprojektledaren är väl förtrogen med verksamheten och att verksamheten känner sig representerad av projektledaren. 

  • Bemanna projektet med representanter från olika verksamhetsområden för att få många olika infallsvinklar och en bred förankring 

  • Tänk långsiktigt – dvs minst ett år bortom projektets slut. Hur ser organisationen ut då? Hur ska förvaltningen runt verktyget se ut? Hur kommer verktyget användas? Vilken supportorganisation kommer att behövas? 

Ytterligare tips och råd 

Vi på Antura har samlat en stor mängd erfarenheter genom åren och vi delar gärna med oss av tips och idéer som hjälper er att välja rätt projektverktyg för er organisation. Välkommen att kontakta oss för ytterligare tips och råd!

Vill du bli kontaktad?

Vi på Antura har samlat en stor mängd erfarenheter genom åren och vi delar gärna med oss av tips och idéer som hjälper er att välja rätt projektverktyg för er organisation. Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig.







Några goda råd 

  • Undvik egenutvecklade lösningar eller lösningar som löpande behöver utvecklas av kunden.

  • Fundera över projektverktygets möjligheter; Har det funktionerna som behövs för att uppfylla era behov?

  • Är systemet tillräcklig användarvänligt för er tänkta målgrupp?

  • Har leverantören framgångsrikt gjort liknande införanden (bransch, behov, storlek)?

  • Vad efterfrågas av leverantören inom införande, utveckling, support och utbildning kring projektverktyget?

  • Kan leverantören tillhandahålla expertis inom projektledning, portföljhantering, programhantering, resurshantering, verksamhetsutveckling och förändringsledning?

  • Ledstjärna ska vara vad man vill kunna få ut ur verktyget – och vad det ska användas till – fokus är alltför ofta vad man kan stoppa in.

  • Ska leverantören ha etablerade koncept för nyckelkundshantering, användargrupper och kunddagar?

Detaljerna som gör helheten 

  • Säkerställ att verktyget ersätter befintliga rutiner och verktyg (PowerPoint, Excel och annat). 

  • Tydliggör användargruppernas behov av olika stöd från de olika verktygen (PPM v/s ERP), då ekonomer och PMO/projektledare ofta ser på ekonomi på olika sätt: Budgetår v/s projektets varaktighet. (Försening inom ett år eller över ett årsskifte är som regel ingen skillnad för en projektledare men stor skillnad för en ekonom.) 

  • Konsultkostnader v/s intern tid (beroende på hur ni jobbar med timpriser så slår det olika på projektkostnader jämfört med verksamhetens kostnader.) 

  • Omkostnader och investeringar v/s projektbudget. Inte så viktigt för projektledare men mycket viktigt för ekonomer. 

  • Ett projektverktyg löser inte problem som egentligen består av luddig ansvarsfördelning eller skral disciplin. Ett projektverktyg kan ofta tydliggöra dessa brister, men är ytterst sällan orsaken till dem. 

  • Tänk långsiktigt och satsa på ett verktyg att växa I!