Play-Icon
2019-04-08

Göteborgs universitet: en förändringsresa med fokus på portföljstyrning

Höga ambitioner kräver kraftfulla verktyg. När Göteborgs universitet satsar på att förbättra portföljhanteringen är rätt IT-stöd avgörande för resultatet. 

Med 1 400 kurser, 190 utbildningsprogram och högkvalitativ samt tvärvetenskaplig forskning är Göteborgs universitet ett av de mest populära universiteten i Sverige. En växande projektverksamhet och behovet av större enhetlighet utgjorde startskottet för en förändringsresa, med målet att förbättra hanteringen av objekt samt projekt och aktiviteter relaterade till dessa. En ny styrmodell för IT-system, projekt, processer och förvaltning utgjorde ett steg på vägen. För att omsätta styrmodellen i praktiken fodrades dock ytterligare en åtgärd:

–Ganska snart insåg vi att den nya styrmodellen krävde ett IT-stöd för att projektledning, portföljstyrning, kapacitetsplanering och tidrapportering skulle hanteras på ett tillfredsställande sätt, berättar Sofie Hyllborn, IT-tjänsteansvarig och Katrin Skepp, Sektionschef IT vid Göteborgs universitet. 

Följaktligen genomförde universitetet en utvärdering av projektverktyg på marknaden och kom då i kontakt med Antura. Sofie Hyllborn och Katrin Skepp ingick båda i universitetets IT-projektgrupp, vilken förfogade över en testmiljö i Antura Projects. Miljön konfigurerades i enlighet med universitetets projektmodeller, PPS och portföljhantering, för att därefter fyllas med data.

Funktioner relaterade till objekt- och projektstyrning, kapacitetsplanering och kostnadshantering utvärderades noggrant. Bland annat önskades en bättre helhetsbild över organisationens förvaltningsarbete, med syfte att på ett effektivt sätt besluta om rätt satsningar och därmed få ut maximalt värde med begränsade resurser. Möjligheterna till samarbete inom verksamheten och med externa intressenter sattes också på prov, liksom praktisk hantering av dokument och behörighetsstyrning av dessa. 

Grundlig utvärdering visade att Antura Projects uppfyllde kraven

Kontinuerlig dialog mellan Antura och projektgruppen värdesattes av båda parter, bland annat arrangerades möten veckovis med syfte att reda ut eventuella frågetecken som uppkommit längs vägen. Efter testperioden kunde projektgruppen konstatera att Antura Projects uppfyllde de högt ställda kraven. 

–Att Antura Projects kan användas som ett planeringsverktyg i projekt och förvaltning i kombination med uppföljning av utfall och prognos bidrar starkt till att vi valde systemet. Funktioner såsom lägesrapportering med risker och portföljaggregering ger goda möjligheter till styrning av vår portfölj, fastslår Sofie Hyllborn och Katrin Skepp. 

Antura Projects implementerades sedermera gradvis och idag finns universitetets alla gemensamma IT-projekt att finna i systemet. 

–I ett första steg vill vi använda Antura Projects för att bättre styra vår portfölj och se att vi arbetar med rätt saker. Idag arbetar vi med riskhantering, lägesrapportering och ärendehantering genom Kanban, berättar Sören Ehrnberg, CIO vid Göteborgs universitet. 

En förändringsresa med höga ambitioner är nära nog i mål; den nya styrmodellen är etablerad och IT-stödet för förbättrad hantering av portfölj samt projekt och förvaltning, är på plats. Nästa steg på vägen är att arbeta med prioritering, effekthantering och simulering samt se över integrationer med Agresso och Jira. Som en del i planen att bredda användandet ytterligare implementeras nu Antura Projects också inom Fastighets- och serviceenheten vid Göteborgs universitet. 

”Att Antura Projects kan användas som ett planeringsverktyg i projekt och förvaltning i kombination med uppföljning av utfall och prognos bidrar starkt till att vi valde systemet. Funktioner såsom lägesrapportering med risker och portföljaggregering ger goda möjligheter till styrning av vår portfölj.”

Sofie Hyllborn, IT-tjänsteansvarig och Katrin Skepp, Sektionschef IT vid Göteborgs universitet

Göteborgs universitet är ett av de mest populära universiteten i Sverige med 47 538 studenter, 6 198 examina och 1 710 aktiva forskarstuderande under 2018. Kärnverksamheten är organiserad i och drivs av åtta fakulteter, som är indelade i 39 institutioner. Därutöver finns en gemensam förvaltning för stöttning av verksamheten samt universitetsbibliotek.

www.gu.se