Play-Icon
2013-10-04

Lyckad implementation av Antura Projects på Seco Tools

Seco Tools är ett av världens främsta företag inom skärande metallbearbetning med närmare 5 500 medarbetare i 50 länder. Efter en noggrann marknadsundersökning och utvärdering föll valet på Antura och Antura Projects som man bedömde bäst uppfyllde de krav som verksamheten ställt.

Bakgrund och behov 

Seco Tools är ett av världens främsta företag inom skärande metallbearbetning. Affärsidén är att utveckla, tillverka och globalt marknadsföra produkter för skärande bearbetning till kunder som ställer höga krav på kvalitet, service och kostnadseffektivitet.

Seco har närmare 5 500 medarbetare och finns i omkring 50 länder över hela världen. Produktionen är främst lokaliserad till Sverige, Tjeckien, Frankrike och Indien. Företagets huvudkontor ligger i Fagersta, i hjärtat av Bergslagen.

Seco Tools har arbetat med projektledning och portföljhantering enligt etablerade modeller under de senaste tio åren.

En stor, och därtill växande, andel av Seco Tools utvecklingsarbete bedrivs i projektform. Seco Tools har därför gjort bedömningen att det krävs ett både brett och djupt projektverktyg för att kunna hantera alla projekt som initieras och drivs. Därför fattades ett gemensamt beslut att man nu skulle förbättra portföljhantering, projektledning och de verktyg som tillämpades

Huvudmålet sammanfattades på följande sätt:

  • Ett företagsövergripande verktyg för projekt, portföljer och resurser

  • Ett verktyg för portföljhantering där olika projekt kan prioriteras utifrån deras bidrag till övergripande mål

  • Ett kraftfullt verktyg för uppföljning av projekt, progress, kostnader och resursutnyttjande

  • Ett verktyg för hela processen från idé till uppföljning av effektmål

  • Ett verktyg som stöttar och uppfyller behoven hos alla intressenter kopplat till projektverksamheten

Utvärderingen 

Seco Tools etablerade en projektgrupp som fick ansvara för att kartlägga och utvärdera marknadens projektverktyg. Projektgruppen bestod av representanter från enheterna Business Change och R&D eftersom den primära omfattningen av införandet är verksamhetsutvecklande projekt och forsknings- och utvecklingsprojekt.

Man började med att skicka en RFI till utvalda leverantörer. Av dessa blev sedan Antura en av de leverantörer man valde att gå vidare med. Ett stort antal utvärderingsmoment genomfördes för att säkerställa vilket system som uppfyllde Secos kravbild bäst och vilken leverantör som man bedömde hade störst möjligheter att leverera en framgångsrik lösning tillsammans med Seco.

Moment i utvärderingen bestod av – förutom att besvara på en kravspecifikation – att låta Seco Tools besöka flera relevanta referenskunder, att visa praktisk tillämpning inom ett stort antal användarfall samt att presentera en genomtänkt införandeplan för det etappvisa införande som Seco Tools önskade.

Införande och samverkan 

Utrullningen av Antura Projects är fasindelad med ett initialt fokus på projekt som drivs från Sverige för att därefter omfatta projekt som drivs från andra platser i Europa. Målet är att så snart som möjligt se en användning för alla projekt – oavsett varifrån i världen de drivs.

Som en del av införandeprojektet har Antura på sedvanligt sätt lyft fram ett antal viktiga verksamhetskritiska frågeställningar som behöver adresseras. Väl medvetna om att man inte förändrar en verksamhet enbart genom att kasta ut ett system och stoppa in ett annat har Seco fäst stor vikt vid processutveckling, utbildning, information och förankring. Projektgruppens deltagare om ca tio personer har blivit viktiga ambassadörer som sprider sina kunskaper och erfarenheter till övriga medarbetare och framtida användare.

En framgångsfaktor har varit att snabbt kunna migrera pågående projekt in till verktyget. De två projektkontoren för Business Change och R&D har ansvarat för att få in projekten i Antura Projects så att projektledarna kunnat plocka upp stafettpinnen utan att tappa tempo i sina projekt. I nästa etapp ligger fokus på resursägarna.

”Efter tre månaders specifikation, konfigurering, migrering samt utbildning kunde vi köra igång systemet för alla de projekt som styrdes från Sverige. Införandet innebär nu att vi har ett gemensamt system för all projekthantering och som är tillgängligt för alla enheter i företaget vilket ger oss möjligheter till en helt annan överblick över kostnader och resurstillgång än vad som var möjligt innan Antura infördes”, berättar Johan Hage.

Framtid 

Nästa större aktivitet är att implementera en integration med affärssystemet Movex så att projektledarna och portföljanalytiker enkelt ska få tillgång till kostnadsutfall genom Antura Projects. Detta kommer ytterligare att stärka projektledarnas och företagsledningens kontroll över spenderade medel.

Det pågår även ett initiativ för att precisera och specificera hur verktyget, och den information som finns däri, ska kunna användas för att skapa en för hela företaget gemensam bild av investeringsportföljen. Detta för att underlätta strategiska portföljanalyser och därmed öka sannolikheten att de mest lämpade projekten är de som får medel och resurser för att genomföras.

”Vår framtid med Antura ser vi som ganska omfattande. Nästa steg är att vi skall rulla ut systemet till våra utländska dotterbolag. Målsättningen är att Antura skall finnas som det självklara stödet för alla projekt – oavsett varifrån i världen de drivs.”, avslutar Johan Hage.

Vi på Antura är mycket glada över att Seco Tools valde oss och vi känner att det finns en stark gemensam bild av framgångsfaktorerna för att Seco Tools skall lyckas med Antura Projects.

Anturas projektledare, Roger Sonebäck, sammanfattar relationen med Seco Tools:

"De ledande representanterna från Seco Tools har haft ett befriande pragmatiskt förhållningssätt, och ’enkelhet’ har varit ett ledord för projektet. Seco är fullt medvetna om att även om man skaffat ett fantastiskt system ligger de avgörande framgångarna i projektledarnas och projektmedarbetarnas beteenden. Samtidigt måste beslutsfattare lära sig att Antura Projects ska betraktas som ”Källan”, med stort ”K”, för all projekt- och portföljinformation. Ett lättillgängligt och lättarbetat system förenklar och skapar förutsättningar för sådana beteenden, men det är inte ensamt lösningen”.

”Efter en omfattande och noggrann marknadsundersökning och utvärdering föll det slutliga valet på Antura som bäst uppfyllde de krav som intressentgrupperna ställt. Målsättningen är att Antura skall finnas som det självklara stödet för alla projekt – oavsett varifrån i världen de drivs.”

Johan Hage, Projektkoordinator, Seco Tools

Seco är globalt och med 40 helägda dotterbolag samt ett stort antal agenter och distributörer täcker man fler än 50 länder över hela världen. Seco Tools produktion är också internationell. Man har tillverkningsenheter i Sverige, Tyskland, Storbritannien, Italien, Frankrike, Brasilien, Kina, Japan, Australien och USA. Dessutom har man lokala verkstäder för specialverktyg på de flesta marknader.

Seco Tools affärsidé är att utveckla, tillverka och globalt marknadsföra produkter för skärande bearbetning till kunder som ställer höga krav på kvalitet, service och kostnadseffektivitet.

www.secotools.com