Ett lyckat projekt kan sänka en hel portfölj

En projektledare som håller sin tidplan har gjort sitt jobb. Men i en portfölj med flera projekt räcker det sällan att varje enskilt projekt går enligt plan. Det som faktiskt avgör om helheten lyckas är något annat: hur projekten påverkar varandra.

Varje projekt har koll på sig själv, sällan på grannen

De flesta projekt har god kontroll på sin egen tidplan, sina egna leveranser och sina egna beslutspunkter. Det är precis så det ska vara. Problemet uppstår en nivå upp. En portfölj består sällan av projekt som lever helt isolerat från varandra, även om de planeras som att de gör det. Ett projekt kan bli några veckor sent utan att någon i det projektet ser det som en stor sak. Problemet är när den förseningen tyst vandrar vidare in i ett helt annat projekt, som ingen tänkt på att koppla ihop med det försenade.

Dolda beroenden får följder

Ta ett exploateringsprojekt i en kommun. Det innehåller många olika projekt (gator, VA, fastighetsbyggnation etc.) Ett av de större projekten är en ny skola där man planerat inflyttning till skolstarten i augusti. Problemet var bara att gatan inte var färdig i tid för att skolan skulle kunna färdigställas. Två projekt, båda tekniskt sett i fas med sina egna planer, men med ett beroende mellan sig som ingen såg förrän det redan var sent.

En annan vanlig situation inom samhällsbyggnad är bygglov som tar längre tid att få än beräknat, eller att man upptäcker salamandrar som måste räddas. En sådan ändring i ett enskilt projekt kan få stora konsekvenser och följdeffekter på alla andra projekt i programmet. Då är det av stor vikt att snabbt kunna analysera och förstå vilka konsekvenserna är och hur det kan hanteras på bästa sätt.

Varför det är svårt att se i tid

Det handlar inte om slarv. Det handlar om att beroenden mellan projekt sällan är synliga av sig själva. En projektplan är byggd för att svara på frågor om det egna projektet, inte för att automatiskt flagga att ett annat projekts datum plötsligt spelar roll för det här. Ju fler projekt en portfölj innehåller, och ju fler olika enheter, avdelningar eller till och med bolag som äger dem, desto större blir avståndet mellan de som ser detaljerna i ett projekt och de som skulle behöva se helheten.

Vad som faktiskt krävs

För att hantera den här typen av problem krävs att projekten har tydliga och enhetliga tidplaner med leveranser, milstolpar och beslutspunkter. Dessutom behöver beroenden mellan projekten kartläggas och dokumenteras. På så sätt kommer en förskjutning i ett projekt synas direkt där den får konsekvenser, i andra projekt, istället för att upptäckas flera månader senare när det är för sent. Det är precis den typen av kopplingar Anturas nya roadmap-funktion är byggd för att synliggöra. Varningssignaler och aviseringar hjälper projektledare och chefer att uppmärksamma och hantera uppkomna situationer. 

Den grundläggande principen är att portföljrisk sällan handlar om ett enskilt projekt, utan i beroenden mellan projekten.

 

Vill du diskutera hur ni får bättre koll på beroenden i er egen portfölj? 

 Då är du välkommen att kontakta oss.

Läs mer

  • Jenny Lejon
    Om skribenten

    Jenny Lejon

    Senior Project Manager & Business Consultant · 5 år på Antura , 15 år i branchen

    Jag gillar komplexiteten, att många delar är inblandade men att det ändå finns en helhet och en röd tråd, ända från behov till efter genomförandet.
    Portfölj- & programstyrning Projektekonomi Projektledning & metodik Samhällsbyggnadsprocessen
    Möter oftast organisationer inom:
    Energi och miljö Fastighet Kommuner och regioner
  • Mattias Wallén LinkedIn
    Om skribenten

    Mattias Wallén

    Sales Manager & Senior Business Consultant · 14 år på Antura , 30 år i branchen

    Jag drivs av att hjälpa organisationer att bli bättre på att driva och styra projekt och program. Ofta kan stora nyttor hämtas hem med relativt små och enkla lösningar.
    Portfölj- & programstyrning Projektekonomi Projektledning & metodik Samhällsbyggnadsprocessen
    Möter oftast organisationer inom:
    Energi och miljö Fastighet Industri och tillverkning Kommuner och regioner Myndigheter