Flaskhalsen ingen ser förrän det är för sent

Flera projekt behövde använda samma testlabb samtidigt, men kapaciteten räckte inte till. När krocken upptäcktes var det för sent att undvika förseningar. Med ett verktyg som visade projektens samlade behov av labbet hade konflikten kunnat upptäckas och lösas i tid.

När projekten krockade

Ett tillverkande företag med en hög takt av nyutveckling och vidareutveckling av sina produkter hade ett testlabb som en viktig del av sin kvalitetssäkring av alla nya produkter innan de kunde lanseras. Alla nya produkter måste passera labbet och testas i en vecka innan de blev godkända. Labbet klarade av att hantera och testa tre nya produkter parallellt. Den kapaciteten hade varit fullt tillräcklig i flera år och labbet hade ett väl inarbetat arbetssätt och erfaren personal. 

Nu hade företaget startat ett program för att ytterligare accelerera sin lanseringstakt. Programmet bestod av 14 olika produktutvecklingsprojekt vars produkter måste ut på marknaden så fort som möjligt, innan konkurrenterna hann före. Dessa projekt skulle drivas enligt en och samma projektmodell och med samma krav för att bli godkända. Varje projekt leddes av en projektledare som ansvarade för sin resursplanering, tidplan och budget. De mättes och följdes upp på i hur hög grad de höll tidplan och budget. 

Flera av projekten stötte på en del problem och behövde planera om vilket ledde till tidsbrist. Alldeles för sent uppdagades det att fyra olika projekt hade planerat in sitt labbtest till precis samma vecka. Ingen av projektledarna hade gjort något fel, men ingen av dem kände till de andra projektens planer. Det ledde till att man fick planera om varpå ett projekt behövde försenas i ytterligare en vecka, vilket blev kostsamt. 

Projektplanerna missar helheten

Varje projekt planerar och optimerar sin planering utifrån sina egna förutsättningar: när är vi redo, när behöver vi resursen, vad är rimligt utifrån vårt eget schema. Det är rationellt på projektnivå och exakt det som skapar blinda fläckar på portföljnivå. Ingen enskild plan är fel. Det är kombinationen av flera, i övrigt korrekta, planer som skapar krocken. Och den syns bara om någon aktivt lägger dem bredvid varandra och frågar: vad händer om alla fyra vill in samtidigt?

Sena upptäckter kostar

Fyra projekt som upptäcker konflikten samma vecka de skulle testas har i praktiken bara dåliga alternativ kvar. Någon måste flyttas, vilket ofta betyder att efterföljande aktiviteter i just det projektet också flyttas, en lansering skjuts, eller att man i panik försöker pressa in ett fjärde test där det egentligen inte finns plats. Hade samma konflikt upptäckts tidigare hade lösningen sannolikt varit enkel: boka om ett av testerna till veckan före och anpassa planen för att parera ändringen. Det är inte flaskhalsen i sig som kostar mest. Det är tidpunkten den upptäcks.