Koll på läget, även när planen ändras?

Förr eller senare kommer frågan från ledningen: ligger programmet kvar där det låg senast ett beslut fattades om det, eller har något glidit? Utan historik att jämföra mot blir svaret lätt en känsla snarare än ett underlag.

Ett exempel: så märktes förskjutningen

Ett tillverkande företag mötte ny konkurrens och beslutade om en ny produktstrategi. För att genomföra strategin startade företaget ett utvecklingsprogram som fick hög prioritet. Det inleddes med ett plattformsutvecklingsprojekt, som skulle följas av fyra separata produktutvecklingsprojekt och därefter två lanseringsprojekt, ett för Europa och ett för Amerika.

PMO-chefen blev med kort varsel inkallad till ledningen för att redogöra för programmets tidplan. Under mötet kom frågor om hur planeringen hade förändrats. Hur såg den ut jämfört med den ursprungligt godkända planen? Vilka projekt och aktiviteter hade förskjutits, och med hur mycket?

Alla projekt i programmet hanterade sina tidplaner i Antura, där även tidigare planversioner fanns sparade. I Anturas Roadmap-vy kunde PMO-chefen visa den nuvarande planeringen sida vid sida med den ursprungligt godkända. Det gjorde det enkelt att jämföra tidplanerna för både programmet som helhet och de enskilda projekten.

Jämförelsen visade att programmet hade förskjutits med tre till fyra kvartal från utgångsläget. Vissa aktiviteter hade flyttats betydligt mer än andra. Poängen var inte bara att kunna ange en enda totalsiffra, utan att kunna visa var i programmet förskjutningen faktiskt satt. Genom att visa planerna sida vid sida kunde PMO-chefen besvara frågorna under mötet och ge ledningen en gemensam bild av förändringarna. Samtalet kunde sedan gå vidare till vad förskjutningarna innebar och hur de skulle hanteras.

Historiken förklarar läget

Den aktuella tidplanen visar vad som är planerat nu. För att förstå hur planen har förändrats behövs också de tidigare versionerna. Om de har skrivits över eller ligger utspridda i olika filer blir det svårt att snabbt få fram en tillförlitlig jämförelse.

Det blir särskilt tydligt i ett program med flera projekt. En övergripande förskjutning säger inte vilka delar som har flyttats eller hur mycket. För att besvara sådana frågor behöver förändringarna kunna följas även på projekt- och aktivitetsnivå.

Så gör Antura historiken tillgänglig