Så lyckas ni med införandet av ny projektmodell och projektverktyg

Framgång börjar med att veta varför

Den enskilt viktigaste framgångsfaktorn är att organisationen faktiskt vet varför den gör förändringen. Vad är det ni vill åstadkomma? Vilka problem ska ett gemensamt arbetssätt och ett gemensamt verktyg hjälpa er att lösa?

De kunder som lyckas bäst är genomgående de som lägger fokus på själva förändringsarbetet. Nyttorna kommer sedan som en följd av det.

För den enskilda projektledaren är frågan lika enkel som avgörande: vad ger det mig? Förstår man inte varför en rapport, beslutspunkt eller rutin finns, blir den lätt bara administration, i stället för något som hjälper en att faktiskt leda projektet.

Det gäller även mätning. Det går att mäta ihjäl sig. Fråga hellre vad ni egentligen vill uppnå, ett förändrat beteende snarare än fler siffror, innan ni bestämmer vad som ska följas upp.

Börja med grunden och bygg därifrån

När riktningen är tydlig handlar nästa steg om att bestämma vad som faktiskt ska införas och i vilken ordning.

De flesta börjar med projektmodellen, för att sätta ramen. Utan den är det svårt att ens komma överens om vad som förväntas av en projektledare, vilka beslut som ska fattas eller hur projekten ska följas upp.

Men modellen behöver också bli användbar i vardagen. Där kommer verktyget in. I Antura kan projektmodellen omsättas i konkreta projektstrukturer, mallar, beslutspunkter och rapportering, så att arbetssättet blir en del av hur projekten faktiskt drivs.

Sedan byggs det på: lägesrapportering, en tidplan eller ett mallprojekt, för att få upp grundstrukturen. Resursbiten kommer nästan alltid sist. Inte för att den är oviktig, utan för att den kräver att grundstrukturen redan finns på plats.

Det finns ett stort stöd och en lång erfarenhet inbyggd i den här typen av metodik, modell och verktyg. Men ingen organisation behöver använda allt från dag ett.

Gör införandet till ett projekt i sig

Ett bra sätt att komma igång är att driva själva införandet som ett eget projekt, enligt samma modell och i samma verktyg som organisationen ska börja använda.

På PPS-sidan innebär det exempelvis att gå igenom den egna beslutsmodellen, och faktiskt ta ställning: vilka beslutspunkter och dokument är viktiga för just er? Vilka kan vänta?

Samtidigt kan införandeprojektet sättas upp direkt i projektverktyget. På så sätt blir införandet ett konkret exempel på hur metodik och verktyg fungerar tillsammans i praktiken, i stället för två separata förändringar som ska genomföras parallellt.

Ett vanligt första steg är också att ge hela organisationen tillgång till modellen, så att alla själva kan se vad som finns där och börja förstå hur arbetssättet hänger ihop med verktyget.

Antura stöttar införandet, men kunden sätter riktningen

Med Antura så ser resan likartad ut. Antura går ofta in som en extern stödresurs i kundens eget införandeprojekt, sätter upp projektet i verktyget och går igenom en workshopserie steg för steg.

Utgångspunkten är de beslut kunden redan har tagit om hur projektverksamheten ska fungera. Hur ska projektmodellen användas? Vilka delar behöver stöd i Antura från början? Vad är viktigast att få på plats först?

Vill organisationen gå all in direkt, eller ta det i mindre steg? Det är kundens beslut, inte Anturas.

Antura styr aldrig kundens egna resurser. Rollen är att stötta projektet på det sätt som faktiskt behövs, både i hur metodiken omsätts och hur verktyget sätts upp, medvetna om att varje organisation har sin egen smärttröskel för förändring.

Gå stegvis, och räkna med att det tar tid