Samhällsbyggnadsprojekten i Karlskrona har kännetecknats av
långsiktiga beslut, komplexa beroenden och många involverade aktörer. Tidigare
hanterades processens olika faser – detaljplanering, mark- och exploatering,
bygglov, genomförande och förvaltning – ofta separat inom respektive
förvaltning. Det skapade risk för informationsluckor, dubbelarbete och
bristande överblick. Dessutom försvårades samordningen ytterligare av olika
format på beslutsunderlag och budgetar.
För att hantera dessa utmaningar valde Karlskrona kommun att
stegvis införa Antura som ett gemensamt projektverktyg för hela
samhällsbyggnadsprocessen. Arbetet inleddes inom projektavdelningen för Bygg
och Mark, därefter kopplades Exploatering och Infrastruktur på, följt av Plan,
Fastighet, Gata, Park, Hamn och VA. Slutligen inkluderades även verksamheter
som Äldreförvaltningen, Kultur och Fritid, Kost och Kunskapsförvaltningen.
Genom att bygga upp Antura steg för steg fick varje förvaltning tid att anpassa
sina processer samtidigt som den gemensamma plattformen växte fram organiskt.
– Vi såg behovet av att samla alla delar av
samhällsbyggnadsprocessen i ett gemensamt projektverktyg. Med Antura har vi nu
en samlad bild av hela vår portfölj, oavsett vilken förvaltning som driver
projekten, säger Frida Holmberg, Controller på Karlskrona kommun.
Projektverktyget är baserat på kommunens antagna
investeringsprocess där grundläggande beslutspunkter, så som projekterings- och
igångsättningstillstånd, nu är naturliga kontrollpunkter i Antura. Med hjälp av
projektegenskaper, portföljstruktur och kopplingar mellan huvud- och delprojekt
kan komplexa projektkonstellationer nu koordineras på ett systematiskt sätt.
Kommunen har även utvecklat integrationer mellan Antura och övriga
verksamhetssystem, vilket ytterligare effektiviserar informationsflöden och säkerställer
hög datakvalitet.
Resultatet av detta arbete har blivit en sammanhållen och
transparent projektverksamhet. Från politiskt beslut till färdigt bygge finns
idag en tydlig styrkedja som hela kommunen följer. Investeringar kan planeras
och resurser användas mer effektivt, administrationen har minskat och
samordningen mellan förvaltningarna har vässats. Samtidigt har det skapats en
ökad transparens gentemot såväl politiska beslutsfattare som medborgare.
– Tidigare var det svårt att få en helhetsbild. Nu har vi
alltid aktuell information samlad på ett ställe, oavsett projektets omfattning
eller vilket steg vi befinner oss i, säger Sattar Zad,
Exploateringsingenjör på Karlskrona kommun.
Vinnare av Antura Awards
Karlskrona kommuns målmedvetna och verksamhetsnära arbete
har också fått extern uppmärksamhet. Vid Anturadagen den 13 maj i Stockholm
tilldelades kommunen det prestigefyllda Best Implementation Award inom
offentlig sektor. Prisutdelningen leddes av tv-profilen Kristian Luuk, och
Karlskrona kommun hyllades för sitt engagerade och exemplariska arbete med att
införa och använda Antura.
Juryns motivering löd:
Som en stad där historia och innovation möts, ser de
tillsammans med Antura in i en digital framtid, samtidigt som portfölj- och
projektverksamheten lyfts till nya höjder. Antura kan med glädje och stolthet
utse Karlskrona kommun till årets vinnare av Antura Awards, Best Implementation
i offentlig sektor.
– Karlskrona kommun är ett fantastiskt exempel på hur
långt man kan komma med en målmedveten och strategisk implementering av Antura.
Det är inspirerande att följa deras resa och vi ser verkligen fram emot att
fortsatt få stötta dem i deras fortsatta utveckling av verktyget, säger
Jenny Lejon, Senior Business Konsult och kundansvarig för Karlskrona kommun på
Antura.
Skapat ordning i komplexitet
arlskrona kommun visar genom sitt arbete hur digital
portfölj- och projektstyrning kan skapa ordning i komplexa
samhällsbyggnadsprocesser och lägga grunden för modern och hållbar
samhällsutveckling.