Internetstiftelsen i Sverige, IIS, ansvarar för .se-domänerna och driver utvecklingen av internet i Sverige genom flera olika initiativ. Stiftelsen valde Antura Projects som projektverktyg för att stödja sin projektorienterade verksamhet och sitt viktiga uppdrag.
Bakgrund och behov
IIS har en viktig roll i Internetsverige och är kanske mest av allt kända för att de administrerar den svenska toppdomänen .se. Utöver det främjar stiftelsen internetanvändandet i Sverige genom olika initiativ och tjänster. Ute i samhället träffar man ofta på flera av de initiativ som IIS ligger bakom, t ex Webbstjärnan och Bredbandskollen. Det första är en spännande och utvecklande tävling öppen för alla grundskole- och gymnasieelever i Sverige. Uppgiften är att göra en webbplats av valfritt skolarbete. Det senare är ett oberoende webbaserat konsumentverktyg som hjälper till att testa och utvärdera internetuppkoppling. Utöver detta syns IIS även i form av arrangör av Internetdagarna, utgivare av gratis internetguider samt förvaltare av Internetfonden, ur vilken man årligen delar ut flera miljoner till projekt som främjar internetutvecklingen i Sverige.
Allt är projekt – vad behöver vi?
”Vi driver en stor del av vår verksamhet i projektform”, säger Michael Winberg som är kvalitetschef och projektledare på IIS. ”Inte bara nya satsningar, utan även förvaltningen av våra befintliga system och tjänster”. Michael berättar vidare att man för några år sedan genomförde ett kompetenslyft i och med att man införde projektmodellen PPS från Tieto, men att det under 2013 stod klart att man även behövde ett modernt och webbaserat projektverktyg.
”Vi förstod att Antura Projects med tilläggsprodukten Antura Projects for PPS skulle kunna vara ett intressant alternativ för oss. Efter några inledande möten stod det snabbt klart för oss att Antura Projects kunde lösa våra problem inom såväl projektstyrning, resurshantering som samarbetsfunktionalitet. Vi bestämde oss därför för att dra igång ett införandeprojekt av Antura Projects”, säger Michael Winberg.
Säkerhet i fokus
Under våren och sommaren 2013 konfigurerades Antura Projects utifrån IIS olika verksamhetsbehov. Man ville bl a kunna skära sina portföljer på olika ledder och betrakta dem ur olika perspektiv, något som snabbt tilltalade användarna av portföljfunktionaliteten i produkten. ”För ett bolag som IIS, är det även A och O att de system vi köper och använder uppfyller våra stränga säkerhetskrav”, berättar Michael Winberg. ”Vi lät ett oberoende IT-säkerhetsbolag utvärdera säkerheten i Antura Projects, och resultatet var mycket tillfredsställande. Det skulle vara ödesdigert om ett bolag som IIS hamnar i media p g a brister i internetsäkerheten. Men resultatet från testerna gav oss stor trygghet och visshet i dessa frågor”.
Under hösten 2013 breddades användandet och idag använder hela projektorganisationen, som omfattar ett 50-tal personer, systemet mer eller mindre fullt ut.
Ett lyft för verksamheten
En viktig nytta med Antura Projects för IIS är att kunna planera och prioritera resurser. Under affärsplaneringen, som sker på hösten, planerar man för nästa års förvaltningsbehov och projektidéer.
Förvaltningsansvariga och projektledare lägger in sitt resursbehov och på så sätt kan resursägare, d v s chefer, se kommande beläggning för sina anställda. Det ger en långsiktig fingervisning om vilka kompetenser som behöver förstärkas och även en utgångspunkt för att prioritera mellan olika initiativ.
Ett annat viktigt steg i användandet är den integration med ekonomisystemet Hogia, som produktionssattes i början av 2014. Integrationen gör det möjligt för projektledarna att direkt i Antura Projects kunna se det verkliga ekonomiska utfallet.
”Integrationen är väldigt viktig utifrån projektledarnas och tjänsteägarnas perspektiv. Nu får dessa personer informationen från ett och samma ställe, vilket underlättar deras arbete avsevärt. Vi räknar med att få möjlighet till bättre prognoser, uppföljning och styrning av vår verksamhet.”
”Vi ser redan stora verksamhetsnyttor som följd av införandet av Antura Projects. Jag ser resursutnyttjandet, kan identifiera resurskrockar och får även en väldigt bra överblick – och bättre kommer det att bli. Antura Projects är ett riktigt lyft för vår verksamhet!”, avslutar Michael.