Atea, Sveriges
ledande leverantör inom IT-infrastruktur, har sedan en lång tid tillbaka en
relation till Antura. Samarbetet består
i att Atea är en prioriterad kanal för Antura, vad gäller att nå ut med
produkter och tjänster till offentlig sektor i Sverige. Idag har Atea och
Antura ett 40-tal kunder tillsammans.
Sedan 2018
använder Atea även Antura Projects för sin egen projektverksamhet. Det hela började
med att Atea efterfrågade en mer samlad bild av projekportföljen; tre regionala
projektkontor med varierande mognad, ett okänt antal projekt och ett flertal
system som användes parallellt gjorde verksamheten svår att överblicka. Projektmodellen
PPS var visserligen etablerad, men ett verktyg för en mer effektiv styrning av
projektportföljen efterfrågades. Ett växande fokus på kvalitet, effektivitet och
kundnöjdhet ställde allt större krav på projektverksamheten.
Atea kom på så
vis att utvärdera de främsta systemstöden på marknaden. Förstudien mynnade ut i
en rekommendation att välja Antura Projects.
Tydligt fokus vid införandet av det nya projektverktyget
Projektverktyget betraktades
tidigt som en strategiskt viktig pusselbit i att utveckla verksamheten och för
att betona detta valde man att benämna systemet ”Atea Projects”. Man
sammanfattade de fyra huvudmålen på följande sätt:
Ökad
kontroll och styrning
Stöd
att följa projektmodell och process
Erfarenheter
& lessons learned
Projektarbetsyta
för samverkan
Under en intensiv
implementeringsperiod behöll Atea fokus på verksamhetens effektmål. Regionala
leveransprojekt samt funktioner för projektstyrning, portföljledning, planering,
rapportering, riskhantering och dokumenthantering prioriterades. Att starta med
färre funktioner, ämnade för små och medelstora projekt, visade sig vara
framgångsrikt; för användarna upplevdes steget över till det nya systemet
avsevärt mindre.
I dag arbetar
över 1 500 personer i systemet, varav några hundra är externa kunder och underleverantörer.
Atea betraktade införandet
som ett verksamhetsprojekt och inte ett teknik/IT-projekt. Att ett nytt verktyg
inte besvarar alla frågor men faktiskt kan katalysera och sätta frågorna i
ljuset, var en viktig lärdom.
Det är utmanande
att på kort tid införa ett nytt systemstöd brett i en organisation. Förutom att
förändra arbetssätt och utbilda användare måste engagemanget från ledningen
konsekvent finnas med. Här visade sig Atea vara en förebild och införandet belönades
med utmärkelsen Best Implementation Award, Private Sector vid Anturadagen 2018.