En stark trend med ökat kollektivt resande
ställer nya krav på landets tågstationer och påverkar även kringliggande
stadsmiljö. Jernhusen, som äger, utvecklar och förvaltar fastigheter längs den
svenska järnvägen, förutspår en kraftig tillväxt av verksamheten under den
kommande tioårsperioden.
Ökat
behov av samordning enligt projektmetodiken
Inom Jernhusens tre verksamhetsområden
Stationer, Stadsutveckling samt Depåer och Kombi-terminaler drivs projekt inom
både förvaltning och nybyggnation. Omfattning och tidsplan varierar men
gemensamt är att de ska utgå från Jernboken, som är Jernhusens bas för
projektadministration och projektstyrning. Användandet av flera olika system
parallellt liksom dokumentation spridd på olika ställen, visade sig dock
försvåra arbetsgången.
–Vi såg
ett behov av att samordna våra arbetssätt och göra det enklare för Jernhusens projektmedlemmar
att arbeta efter Jernboken, säger Jennie Kastengren, chef Affärsstöd
Projektutveckling vid Jernhusen.
Ambitionen var att skapa bästa tänkbara
förutsättningar för projektmedlemmar att dra nytta av Jernboken och mot
bakgrund av detta valde Jernhusen att utvärdera ett antal projektverktyg på
marknaden. De kom således i kontakt med Antura och Antura Projects.
Projektverktyget och dess funktioner testades under några månader innan
implementeringen påbörjades under sommaren 2019. Tanken var att realisera metodiken
i Jernboken och enkelt tillhandhålla relevanta dokument samt projektmallar.
Införandet har fallit väl ut och idag arbetar ett hundratal personer vid
Jernhusens affärsområden i Antura Projects. Främst nyttjas systemet av
projektledare och projektmedlemmar inom projekt knutna till förvaltning.
-Genom
Antura Projects har vi tillgängliggjort Jernboken på ett helt nytt sätt,
konstaterar Jennie Kastengren.
Framgångsfaktor
att tidigt kunna påvisa nyttan
Att införa ett nytt system är alltid en
utmaning och innebär att arbetssätt ofta förändras, men Jennie Kastengren anser
att processen har fungerat smidigt. Här har ett stegvist införande samt hög
grad av användarvänlighet underlättat för verksamheten. Avgörande har också
varit att snabbt kunna påvisa nyttan med projektverktyget.
-Det har
blivit enklare att komma åt rätt dokument och som projektledare ser du tydligt
vad du förväntas göra vid en viss beslutspunkt. Det är lätt att få en
helhetsbild över processer, planer och ekonomi, säger Jennie Kastengren.
Även projekt inom nybyggnation, kritiska för
den planerade tillväxten, kommer inom kort att drivas i Antura Projects. Genom
att fastställa behörighetsnivåer för exempelvis byggentreprenörer, och ge dessa
tillgång till utvalda projekt och dokument, upprätthålls säkerhetsnivån.
Möjligheten att analysera och styra utvecklingen på portföljnivå är kanske
särskilt användbar i dessa projekt;
-I
Antura Projects ser vi att beställare och andra intressenter enkelt får en
överblick av projekt som är relevanta för just dem, säger Jennie
Kastengren.
Genom valet av Antura Projects har Jernhusen
tillgång till en helhetslösning, där det är möjligt att addera funktionalitet i
takt med att verksamhetsbehoven ändras. En lyckad start innebär inte att
processen är slut; Jernhusen och Antura arbetar aktivt i syfte att underlätta
ytterligare för projektverksamheten. Att ingå i ett nätverk bestående av andra
kunder inom bygg- och fastighetsbranschen, bidrar också till att generera
idéer. Allt i syfte att skapa så goda förutsättningar som möjligt för Jernhusen
att hantera den framtida tillväxten.