Behovsanalys och pilotinförande
Under vintern 2012/2013 utvärderade Munters – som en del av ett mer genomgripande verksamhetsutvecklingsprojekt – verktygsstöd för portföljhantering och projektstyrning. Fokus för utvärderingen var primärt att hitta ett stöd för sin R&D-portfölj, men även verksamhetsutvecklingsprojekt var en del av behovsbilden.
Det primära behovet var att verktyget skulle tjäna som en hävstång för att kunna införa de styrmekanismer man definierat och att uppnå de effekter och förenklingar man identifierat i sitt verksamhetsutvecklingsprojekt. Allt för att kunna påvisa för ledningen att de projekt man satsade pengar på var i linje med fastlagda strategier. Dessutom ville man ha ett verktyg som enkelt kunde stötta resursplanering för att bedöma projektportföljens genomförbarhet.
Förutom att man letade efter ett system som motsvarade de rent funktionella behoven var det viktigt att få ett system som var enkelt att använda och till en rimlig kostnad. Då tanken är att Antura Projects ska användas i flera av koncernens anläggningar – och då även utomlands – var det viktigt att ha ett system som inte kräver varken lokal support eller omfattande konsultinsatser för att kunna användas på ett effektivt sätt.
Munters hade en initial dialog med Antura om möjligheterna att genomföra en pilot, med produkten Antura Projects. Syftet var att utvärdera produktens funktionalitet samt hur väl den stödjer verksamhetens behov. Efter en fyramånaders lyckad pilot med användare i både Sverige och Tyskland var det enkelt att bestämma sig för att gå vidare med en bredare användning.
"Med Antura Projects förväntar vi oss att vi kan förstärka projektportföljens koppling till våra strategiska mål och att vi säkerställer att vi har tillräckligt med resurser för att genomföra projekten. Dessutom får vi en snabb och enkel översikt över hur våra projekt ligger till i förhållande till tidplaner och budgetar", säger Dr Lars Jonsson, Group Vice President R&D Munters AB
Införande och samarbete mellan Munters och Antura
Munters har haft ett kärnprojekt om 3-4 personer som jobbat nära Anturas konsulter. Med utgångspunkt från Munters projektmodell identifierade man tillsammans de användningsområden och rutiner som ska effektivisera och visualisera Munters samlade projektverksamhet. Munters ansvariga personer har genom hela projektet varit viktiga ambassadörer och förändringsagenter för att möjliggöra realisering av de effekter man inledningsvis definierat.
"Under arbetet har Anturas konsulter, med gedigen erfarenhet av portföljhantering och PMO-arbete, varit en stor tillgång för att bolla alla typer av frågor som blir aktuella när man arbetar med den här typen av kompetenta verktyg", Malin Ylvén Engman, R&D Manager Munters AB
Spridning geografiskt och funktionellt
Införandet av Antura Projects fokuserade under 2013 på R&D:s portfölj, och resurser som medverkade i produktutvecklingsprojekt. Huvuddelen av användarna sitter i Kista och vid en anläggning i Tyskland och resurser från hela Europa planeras in. Under 2014 planerar Munters att bredda användandet – både geografiskt och funktionellt. Dels genom att resursplanera även för anläggningar utanför Europa, men också genom att använda fler funktionsområden i Antura Projects. Ett intressant användningsområde att utforska är projektekonomi.
"De omedelbara nyttoeffekterna av att skaffa Antura Projects är att rätt personer och beslutsforum enkelt får tillgång till rätt delar av projektportföljen och att man därmed lättare kan ta ställning till vilka projekt som ska prioriteras och hur portföljen mår. Dessutom blir det lättare att få överskådliga resursöversikter. Översikter som möjliggör planläggning av när projekt faktiskt kan köras genom att upptäcka eventuella flaskhalsar" ,säger Viktor Hansson, Director Program Management Office, Business Development & PMO.
Munters står i startgroparna till att använda en skräddarsydd rapport som ska underlätta uppföljning av projektens förmåga att möta sina uppsatta mål kring ekonomi/budget och leveranstider. Något som förväntas leda till bättre prognoser och högre leveransprecision i framtiden.
"Antura Projects hjälper oss i vårt arbete att förbättra och stärka våra styrmodeller och vår projektmetodik i hela koncernen. För oss är införandet av Antura Projects därför bara en del i ett mycket större förändringsarbete. Ett förändringsarbete som underlättas av Antura Projects på ett avgörande sätt. Det kommer bli fantastiskt att få en samlad bild av koncernens samtliga projekt", Johan Nygren Vice President R&D Asia and Pacific & R&D PMO