Peab är ett av Nordens
ledande bygg- och anläggningsföretag med verksamhet inom fyra
samverkande
affärsområden; Bygg, Anläggning, Industri och Projektutveckling.
Projektverksamheten inom respektive affärsområde och på koncernnivå
är betydande och omfattar ett stort antal medarbetare. Ett ökande behov
av samordning och uppföljning
samt en befintlig verktygsuppsättning som behövde moderniseras,
föranledde Peab att upprätta ett koncernövergripande
portföljkontor samt
utvärdera lämpliga projektverktyg på marknaden.
–Vi hade svårt att åstadkomma
bra sammanställningar genom våra Excellistor och PowerPoint-presentationer.
Rapporteringen kring våra interna projekt fungerande helt enkelt inte
tillfredsställande, konstaterar Johan Brantehag, PMO
Chef på Peabkoncernen och tillägger:–Vi är proffs på att
bygga hus och vägar men sämre på att driva interna projekt!
Användarvänlighet viktig del av kravbilden
Vid
utvärderingen efterfrågades funktioner för planering, portföljhantering
och uppföljning; det fanns ett stort behov av att visualisera
framdriften av koncerngemensamma utvecklingsprojekt. Den nya verktyget
skulle fungera som en samarbetsyta för
projektmedlemmar, varför en viktig del av kravbilden utgjordes av
användarvänlighet och möjligheten att successivt addera funktioner. Att
inte
heller vara beroende av tredje part vid konfigurationer, ansågs
betydelsefullt
vid valet av system. Antura Projects visade sig matcha de uppsatta
kraven väl och verktyget
implementerades under våren 2018. Nu väntar utbildningstillfällen för
portföljansvariga inom respektive affärsområde. Att övningarna har stark
verksamhetskoppling bidrar till att deltagarna snabbt kommer igång i
verktyget:
–Under utbildningen
arbetar vi i verkliga projekt, vilket underlättar för våra projektledare. Stödet
finns där från början och uppföljningen blir så mycket enklare, säger Johan Brantehag.
Funktioner väljs utifrån verksamhetens behov
Att
implementera ett projektverktyg gradvis och växa allteftersom ger
möjlighet att avgränsa och prioritera och framför allt; hantera systemet
som det förändringsprojekt det är. Initialt har Peab valt att införa
ett antal utvalda funktioner såsom aktivitets- och tidsplan, estimering
av tid, budget,
utfall och prognoser. Även riskhantering, med stöd för att identifiera,
värdera, hantera samt följa upp risker, nyttjas idag. Att
projektmodellen PPS är helintegrerad i
systemet underlättar kommunikation och rapportering. I framtiden finns
planer att addera ytterligare funktionalitet, i
takt med att verksamhetsbehoven ändras och projektmognaden ökar. Också
antalet
användare inom organisationen väntas bli fler:
–Att samla all
projektrelaterad information på en plats innebär att vi lättare kan styra och
analysera utvecklingen av våra portföljer samt prioritera våra utvecklingsprojekt på ett
effektivt sätt. Rapporteringen bygger på att alla arbetar i verktyget, konstaterar Johan Brantehag.