Familjebostäder
är ett allmännyttigt bostadsbolag som ingår i Stockholms stad. Bolaget äger och
förvaltar hyresrätter och lokaler och har ett tydligt samhällsuppdrag: att
erbjuda trygga och hållbara bostäder som förvaltas långsiktigt. Verksamheten
omfattar allt från löpande förvaltning och underhåll till nyproduktion och
stadsutveckling, vilket innebär många parallella projekt som behöver styras på
ett tydligt och strukturerat sätt.
– Vi
använder Antura både för fastighetsnära projekt och för våra
verksamhetsprojekt. Det gör att vi kan arbeta enhetligt, oavsett om det handlar
om ombyggnation och underhåll eller verksamhetsprojekt typ laddinfrastruktur
för elbilar, eller om att införa en ny ekonomimodell, säger Cristina Choppelo,
projektstrateg på Familjebostäder.
Gemensamt
arbetssätt höjer kvaliteten
I projektutvecklingen fungerar Antura som ett stöd för både arbetssätt och
metodik. Familjebostäders projektmodell är inbyggd i systemet och hjälper
projektledarna genom hela projektets gång, med rätt dokument, tydliga steg och
fasta beslutspunkter. Det gör det lättare att veta vad som ska göras, när det
ska göras och vem som ansvarar för vad. Resultatet blir jämnare kvalitet och
bättre beslutsunderlag.
–
Metodstödet i Antura skapar enkelhet och tydlighet. Det blir klart vad som ska
göras, när det ska göras och av vem, säger Åsa Grönkvist, enhetschef för Verksamhetsstöd på
Projektutvecklingsavdelningen på Familjebostäder.
Ordning
och reda – från start till överlämning
Antura används också som ett gemensamt verktyg för dokumenthantering,
uppföljning och tidrapportering. Alla projekt samlar sina dokument på samma
sätt, med versionshantering och tydliga behörigheter. Det minskar risken för
missförstånd och gör det enkelt att hitta rätt information. När ett projekt
avslutas är det tydligt vilka dokument som ska lämnas vidare till drift och
förvaltning. Tidrapporteringen används både för uppföljning och för att planera
resurser bättre i kommande projekt, vilket har gjort tidsestimat mer träffsäkra
över tid.
Bättre
överblick och enklare portföljstyrning
Även verksamhetsutvecklingsprojekten drivs i Antura. Här är löpande
lägesrapportering en naturlig del av arbetssättet och ger ledning och
beslutsforum en tydlig bild av hur projekten går. Projektledarnas planering och
statusrapporter samlas på ett ställe och gör det lättare att se vilka projekt
som pågår, hur de mår och när nya initiativ kan startas. Jämfört med när Antura
infördes 2013-2014 har portföljhanteringen blivit betydligt tydligare och mer
transparent, vilket underlättar prioriteringar och ger bättre överblick över
pågående och kommande initiativ.
– Det
enhetliga arbetssätt och den transparens som Antura ger minskar sårbarheten och
personberoendet, och gör det enklare att sätta in ny personal vid behov, fortsätter Åsa.
Minskad sårbarhet och långsiktigt samarbete
Ett gemensamt arbetssätt i Antura har minskat personberoendet. När information,
struktur och uppföljning finns samlat i systemet blir det enklare att sätta in
nya projektledare och ta över projekt vid behov.
Familjebostäder lyfter även värdet av det långsiktiga
samarbetet och konsultstödet från Antura:
– Vårt samarbete med Anturas konsulter är mycket konstruktivt, inte minst
tack vare att vi numera har regelbundna möten där vi snabbt kan stämma av
frågor och göra anpassningar. Det är värdefullt att kontinuerligt få ta del av
deras systemexpertis och erfarenheter, avslutar Åsa och Cristina.