Umeå är en dynamisk och växande kommun med ambitiösa mål för
hållbar stadsutveckling. Inom samhällsbyggnadsområdet där Fastighet, Gator och
Park, Detaljplan samt Mark och Exploatering ingår hanteras många komplexa och
långsiktiga projekt.
Tidigare hanterades projektinformation och dokumentation i
manuella lösningar och mappar, vilket försvårade ekonomisk uppföljning och
helhetskontroll. För att skapa tydligare beslutsunderlag och enhetliga
processer valde kommunen att införa Antura som gemensamt system.
– Tidigare var det en utmaning att spåra beslut och deras
grunder, särskilt i projekt med långa tidshorisonter och politisk styrning.
Antura har gett oss verktygen för att skapa transparens och struktur, säger
Hanna Ekman, verksamhetsutvecklare på Fastighetsavdelningen och projektledare
för införandet av Antura.
Strukturerat införande med starkt engagemang
Införandet inleddes 2022 och byggde på workshops, utbildningar och
praktiskt arbete. Fastighetsavdelningens tydliga projektmodell skapade en
stabil grund, medan en pilotfas säkerställde en smidig övergång till full
utrullning.Samtidigt utvecklade Gator och Park sina arbetssätt, vilket
höjde hela organisationens projektmognad. Mikroutbildningar, lathundar och
regelbundna APT-genomgångar stärkte engagemanget och tryggheten i det nya
systemet.
– Utbildning och förankring har varit avgörande. Tack
vare tydlig kommunikation och engagemang från medarbetarna skapades en positiv
kultur kring Antura, fortsätter Hanna.
Effektivitet, kontroll och tillförlitlighet
Antura används idag inom Fastighet och Gator och Park, och implementeringen
pågår även inom Detaljplan och Mark och Exploatering. Systemet har på kort tid
förbättrat den ekonomiska uppföljningen, ökat spårbarheten och gett
projektledarna en helt ny överblick över sina projekt.
All dokumentation, budget, prognoser och ekonomiska utfall
samlas nu i ett och samma system, vilket har gett kommunen en betydligt
starkare ekonomisk kontroll. Samtidigt stödjer Antura hela projektlivscykeln,
från tidiga utredningar till genomförande och skapar en tydlig koppling mellan
verksamheternas processer. Resultatet är tillförlitliga beslutsunderlag och en
effektivare styrning.
Projektledarna beskriver hur arbetet har blivit både enklare
och mer strukturerat. Med gemensamma rutiner och enhetlig projektinformation
kan beslut fattas snabbare och med större säkerhet.
Antura är integrerat med Umeå kommuns ekonomisystem, och
arbetet pågår för att införa dubbelriktade integrationer för tidrapportering.
Nästa steg är att koppla systemet till kommunens nya fastighetssystem och
GIS-lösningar.
– Vår vision är att Antura blir navet som binder samman
hela samhällsbyggnadsprocessen – från planering till drift, säger Hanna.
Framgångsfaktorer och lärdomar
Umeå kommun lyfter fram flera faktorer som varit avgörande för framgången
med Antura. En välplanerad och tålmodig införandeprocess lade grunden för ett
robust system som motsvarar organisationens behov. Det dedikerade
projektteamet, med tydligt mandat från ledningen, drev arbetet framåt med stort
engagemang och fokus på resultat.
Lika viktigt har förändringsledningen varit. Genom
kontinuerlig dialog, tydlig kommunikation och aktiv förankring byggdes tillit
och en positiv inställning till det nya arbetssättet.
– Att våga lämna gamla rutiner var en utmaning, men
tack vare engagemang och tydlig kommunikation lyckades vi skapa en positiv
kultur kring Antura, avslutar Hanna Ekman.